- Une équipe projet incomplète
Classiquement, c’est au moment des périodes de validation qu’émergent les difficultés liées à une équipe projet incomplète : on « met dans la boucle » une ou plusieurs personnes qui n’étaient pas dans l’équipe projet de départ. Ce n’est pas optimal, car ces personnes n’ont pas participé aux travaux préparatoires au cours desquels certaines décisions ou arbitrages ont déjà été réalisés… Ils sont ensuite amenés à exprimer leur avis mais sans avoir les tenants et aboutissants du projet. C’est souvent contre-productif. Donc, mieux vaut intégrer dès le départ tous les valideurs potentiels à l’équipe projet. Ainsi, on préserve une certaine cohérence au niveau du projet et une certaine cohésion au sein de l’équipe.
- Des contenus non validés ou en pleine évolution
Les sources sont les documents sur lesquels les concepteurs s’appuient pour rédiger le storyboard du module e-learning. Il convient de vérifier si elles sont validées et donc figées au démarrage du projet. Si ce principe semble « aller de soi », il existe des projets pour lesquels il n’est pas forcément appliqué : les formations à certains applicatifs « en cours de développement ou de recettage » par exemple. Souvent, les formations à l’outil en question doivent être conçues alors que l’outil lui-même est encore en phase de recette et qu’il subit des modifications.
C’est assez délicat pour les concepteurs de se lancer dans la rédaction d’un storyboard qui s’appuie sur des contenus sujets à évolution… Quelle solution ? Attendre que les contenus soient stabilisés ? C’est souvent un luxe que les responsables formation ne peuvent pas se permettre. Voici une piste : la gestion de projet en mode agile. Elle consiste à diviser la formation en lots et à travailler en priorité sur ceux qui sont le plus avancés.
- Une charte graphique en cours de modification
Même problématique mais cette fois-ci côté graphiste/intégrateur multimédia : l’identité visuelle, la charge graphique de l’entreprise est en pleine évolution… Comment faire pour la ligne graphique du module e-learning ?
2 solutions : choisir un environnement graphique « neutre », c’est-à-dire sans lien avec l’entreprise ou attendre que les nouveaux choix graphiques soient faits pour pouvoir les intégrer au module de formation.
- Un rétroplanning trop ambitieux
Souvent, au démarrage d’un projet e-learning, notre client nous dit avec le sourire et en exagérant à peine « c’est pour hier ! ». Il faut souvent se presser, faire le plus vite possible et les rétroplannings conçus afin de respecter la deadline donnée ne sont souvent pas réalistes. Un module e-learning nécessite des temps de conception et d’intégration multimédia incompressibles. Ces temps varient évidemment selon la durée et le niveau de complexité du module. En règle générale, on prévoit 6 à 8 semaines pour produire un module e-learning, périodes de validation comprises. Et au final, ce sont justement ces périodes de validation qui posent problème et qui sont à l’origine des décalages de planning.
Souvent, elles sont sous-estimées au démarrage du projet. Si une seule personne valide, la période de validation prévue a de grandes chances d’être respectée. C’est rarement le cas… En général, plusieurs personnes doivent valider la ressource (service formation, métiers, voire conformité et autres services concernés…) et ces personnes ont rarement bloqué dans leur agenda un temps dédié à la validation du module pendant la période donnée… Mieux vaut donc prévoir des périodes de validation suffisamment étendues, tenant compte de la multiplicité des acteurs et de leur disponibilité.
- Des règles de fonctionnement non définies à l’avance
Il peut arriver que le rétroplanning intègre des périodes de congés pendant lesquelles certains membres et valideurs de l’équipe projet soient absents. Si leur absence au moment d’une période de validation (storyboard ou recette fonctionnelle du module) est connue dès le départ, il est important de définir en accord avec eux les règles de fonctionnement et de conduite du projet : qui validera à leur place ? Cette personne est-elle suffisamment légitime et compétente pour valider ? Sont-ils bien d’accord sur le fait que la validation de cette personne équivaut à une validation de leur part et ne pourra donc pas être remise en cause par la suite ?
Évoquer ces problématiques dès le début du projet permet d’anticiper d’éventuels retours en arrière voire blocages du projet. Il peut être utile, selon l’importance du projet, de reporter ces points de vigilance dans un tableau de suivi des risques…
